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【法規解讀】《建設項目檔案管理規范》解讀
作者:三友和科技    發布于:2019-11-11 16:08:54    文字:【】【】【
摘要:《建設項目檔案管理規范》(DA/T 28—2018)(以下簡稱《規范》)于2018年4月8日由國家檔案局發布,并于2018年10月1日起實施。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(以下簡稱《整理規范》)同時廢止。
  2002年11月發布的《整理規范》提出了建設項目文件歸檔和檔案整理要求,對提升建設項目檔案管理水平、規范建設項目文件歸檔與檔案整理發揮了積極作用。近幾年,我國建設項目管理水平不斷提高,行業標準不斷完善,《整理規范》已經不能滿足當前建設項目檔案管理的需要。在廣泛調研的基礎上,國家檔案局經科司研究確定了標準修訂方向和修訂原則,成立了標準起草工作組,形成了征求意見稿和修改稿,并多次召開座談會,認真聽取各方意見,經全國檔案工作標準化技術委員會審查通過后,《規范》正式發布。
  《規范》是我國不同行業、類型、規模建設項目的參建方做好項目檔案工作的依據,也是檔案行政管理部門和行業主管部門業務指導的依據。《規范》分別從建設項目檔案管理總則、組織及職責任務、制度規范建設、項目文件及檔案管理、項目電子文件歸檔與電子檔案管理等方面提出新要求,填補了建設項目檔案管理業務標準的空白。《規范》為引導項目建設單位和參建單位的項目文件管理和項目檔案管理行為,提供了一種科學的管理思路和合法合規且具體清晰的管理方法。     《規范》對于提高建設項目全員檔案意識、強化建設項目檔案規范化管理、提升項目檔案工作整體水平有著重要意義。
  《規范》的主體要素由“國家重大建設項目”擴展為“建設項目”,適用范圍更加廣泛,能夠滿足更多建設項目檔案管理需求、滿足檔案行政管理部門履行監督指導職責的需求、滿足建設項目外部監管的需求。隨著社會檔案意識的逐步提高,建設項目檔案工作重要性日益突顯,建設項目檔案管理需要統一明確的業務標準。
  《規范》遵循項目建設基本程序和規律,管理要求更明確、更具有操作性。《整理規范》沒有對“國家重大建設項目”進行定義,因此,無法判斷有些建設項目是否屬于“國家重大建設項目”,這給檔案工作帶來一定困擾。《規范》把主體要素調整為“建設項目”后,管理要求更加明確、定位更加清晰、操作性更強。
《規范》的主要內容由“建設項目文件歸檔要求與檔案整理”擴展為“建設項目檔案管理”。《規范》的內容與標題高度契合,強化了項目檔案管理的原則、職責、要求以及程序,增加項目文件和檔案管理內容,強調建設項目檔案管理的重要性,從項目文件歸檔要求延伸到文件形成要求,體現了項目文件全程管理原則。
  《規范》總結了以往建設項目檔案工作的有效措施,提高建設項目檔案工作站位,著眼于建設項目管理全局,分析建設項目檔案工作思路和措施,創新提出項目檔案融入項目建設的管理理念,使檔案工作單方面納入項目管理轉化為項目管理與檔案管理的全面融合。
  《規范》考慮不同行業、類型、規模的建設項目的檔案工作實際情況,兼顧不同行業標準和管理要求,綜合建設、設計、施工、監理、總承包等單位的責任和需求,刪除檔案管理相關標準、規范性文件中已有的內容。
  《規范》包括10個章節以及2個附錄。
  擴大適用范圍,明確建設項目檔案管理要求和職責任務,確立建設項目文件形成、歸檔要求與項目檔案管理的原則與方法。
  新增8個引用文件。在實際工作中,應及時關注新出臺的標準以及相關標準的修訂情況。
選用17個術語和定義。刪除不常用和易混淆的單項工程、竣工文件2個術語和定義,增加了分部工程、建設單位、參建單位、項目電子文件、項目電子檔案、項目檔案管理卷6個術語及定義。保留的11個術語和定義,內容也有相應修改。其中,“項目檔案管理卷”是一個全新的術語,是科學管理建設項目檔案的重要工具。
  確定建設單位對項目檔案工作負總責的主體地位,項目建設單位和參建單位均應在項目檔案工作中做好人、財、物等方面的保障工作,提出項目檔案管理融入項目管理的工作理念,強化項目文件過程管理,提高項目文件的形成質量,提出項目檔案工作的完整、準確、系統、規范和安全的總體目標。
  加強項目檔案工作組織管理,建立以建設單位檔案管理機構為核心、工程管理相關部門和參建單位共同參與的建設項目檔案管理工作網絡,充分發揮檔案管理工作網絡作用,科學有序地推進工作。《規范》分別對建設單位、建設單位檔案管理機構、建設單位工程管理相關部門和參建單位的職責任務提出具體要求。《規范》提出,加強合同管理、制定工作方案、建立交底和考核機制、加強信息化建設等工作是做好建設項目檔案管理的重要措施。明確建設單位檔案管理機構負責審查項目文件歸檔的完整性和整理的規范性、系統性;建設單位工程管理部門負責審查勘察、設計、監理、施工、總承包等單位歸檔文件的完整性、準確性、有效性和規范性。
  制度規范建設是建設項目檔案管理的重要內容,是國家及行業相關法規、業務標準的具體化,是建設項目文件和檔案管理活動的準則和依據。制定制度規范應把握4點:一是前瞻性和全面性。《規范》提出,在項目開工前建設單位應建立覆蓋項目各類文件、檔案的管理制度和業務規范體系。二是約束性和指導性。《規范》分別從項目文件管理和檔案管理兩個方面列舉了基本制度清單。三是適用性和持續性。《規范》強調建設單位在項目管理制度規范中應提出檔案管理要求,建設單位和參建單位應適時對管理制度和業務規范進行修訂完善。
  刪除了項目文件整理中案卷編目、裝訂、案卷格式及支撐材料等已有的明確規定的條文;增加了音像文件的攝錄范圍和技術要求;強調歸檔的項目文件應為原件,文件內容應符合國家、行業有關法律法規和技術規范及標準的要求;明確建設單位應依據《規范》的附錄歸檔范圍和保管期限表,結合項目建設內容、管理模式、行業特點等制定符合項目實際的歸檔范圍和保管期限表;依據“誰形成誰整理”的原則,明確文件形成單位或部門歸檔和整理責任;指出項目文件的分類、文件組卷、案卷排列等整理工作應遵循文件的形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有關聯系,分類科學、組卷合理,便于保管和利用;明確各類文件歸檔時間,強調項目文件及時歸檔。
  (1)竣工圖編制
  增加了施工單位重繪竣工圖的要求,提高竣工圖繪制質量,重新繪制的竣工圖圖面變更面積由35%調整為20%;針對不同的竣工圖編制責任主體和編制方法提供竣工圖章和竣工圖審核章2種竣工圖用章;明確了專業監理工程師的審查責任;提出竣工圖編制依據匯總、竣工圖編制說明要求;刪除了“竣工圖的編制費用”等不屬于檔案工作職責范圍的條款。
  (2)竣工圖章的使用
  凡按施工圖施工沒有變更的,由竣工圖編制單位在施工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖章。凡一般性圖紙變更且能在原施工圖上修改補充的,可直接在原圖上修改并加蓋竣工圖章。在修改處應注明修改依據文件的名稱、編號和條款號,無法用圖形、數據表達清楚的,應在標題欄上方或左側用文字說明。
  (3)竣工圖審核章的使用
  施工單位重新繪制的竣工圖,新圖標題欄應包含施工單位名稱、圖紙名稱、編制人、審核人、圖號、比例尺、編制日期等標識項,并逐張加蓋竣工圖審核章。行業規定設計單位編制或建設單位、施工單位委托設計單位編制竣工圖,應在竣工圖編制說明、圖紙目錄和竣工圖上逐張加蓋竣工圖審核章。
  增加了項目檔案的鑒定、保管、利用、統計等內容,補充完善了項目檔案管理環節。
  針對建設項目信息化管理過程中大量原生電子文件的形成和收集、整理、檢測、歸檔等環節提出技術要求;指出項目管理信息系統應當具備電子文件管理及歸檔功能;應根據紙質文件歸檔范圍,確定項目電子文件歸檔范圍;規定項目電子文件形成部門負責電子文件的歸檔工作,檔案管理機構負責項目電子文件歸檔的指導、協調和電子檔案接收、保管、利用等工作;明確建設單位應建立項目電子檔案管理系統,管理建設項目全部電子檔案; 項目檔案數字化時應根據實際情況確定范圍,并應與委托單位簽訂保密協議。
  明確了移交時間、移交手續、電子檔案移交標準、停緩建移交的要求。
  調整竣工圖章的格式和內容,明確專業監理工程師的審核責任;新增竣工圖審核章的格式和內容。
增加信息系統開發、設備采購監造等類別;細化移民工作文件材料內容;重新形成立項文件、招標投合同協議文件、勘察設計文件、征地拆遷移民文件、項目管理文件、施工文件、信息系統開發文件、設備文件、監理文件、科研項目文件、生產技術準備試生產文件、竣工驗收文件12個類別;調整保管期限由永久、長期、短期改為永久、30年、10年。
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